Política de Privacidade

1. O Responsável pelo Tratamento de Dados

A PROCOS Group opera como um Agrupamento Europeu de Interesse Económico (AEIE), composto por três entidades jurídicas distintas. Os responsáveis pelo tratamento de dados para efeitos desta Política de Privacidade são:

• PROCOS BV — N.º de registo: BE 0439.985.169 — Jan Blockxstraat 1, 2018 Antwerpen, Bélgica
• PROCOS Nederland B.V. — N.º de registo (KVK): 57165882 — Graaf Engelbertlaan 75, 4837 DS Breda, Países Baixos
• PROCOS PORTUGAL – Planeamento e Sistemas de Informação para Edifícios, Lda. — NIPC: 507310381 — Rua Henrique Callado nº 6, Edifício Orange, Piso 1, Fração B1.4, 2740-303 Porto Salvo, Portugal

• Ao longo desta Política de Privacidade, estas entidades serão coletivamente referidas como "PROCOS Group". Este website — o hub PROCOS GROUP Portugal, em procos.pt — é operado pela PROCOS PORTUGAL – Planeamento e Sistemas de Informação para Edifícios, Lda., em conjunto com as restantes entidades do grupo.

2. Âmbito da Política de Privacidade

Esta Política aplica-se ao tratamento de dados pessoais de subscritores e clientes que sejam pessoas singulares, bem como de visitantes que contactem a PROCOS Group, visitem os nossos escritórios, participem em eventos por nós organizados, se candidatem a uma oportunidade profissional ou utilizem os nossos sites, aplicações e este hub.

A PROCOS Group protege os seus dados pessoais aplicando o Regulamento Geral Europeu 2016/679 sobre a Proteção de Dados Pessoais, doravante "RGPD". Nos casos em que a lei belga de 30 de julho de 2018, relativa à proteção das pessoas singulares no que respeita ao tratamento de dados pessoais, contenha requisitos mais rigorosos, atuaremos em conformidade com essa legislação.

A PROCOS Group compromete-se a proteger os dados pessoais de todos os seus stakeholders com o máximo cuidado e a tratá-los apenas de forma justa e lícita. Esta declaração de privacidade contém informações essenciais sobre a forma como a PROCOS Group, enquanto responsável pelo tratamento, recolhe e trata dados pessoais, define as finalidades e explica os seus direitos enquanto titular dos dados.

3. Tratamento de Dados Pessoais

Dados pessoais podem ser definidos como qualquer informação que identifique, direta ou indiretamente, uma pessoa singular. Pode fornecer-nos os seus dados pessoais durante as seguintes atividades, para as finalidades correspondentes e com base nas razões especificadas:

Formulários deste website ou correspondência: ao preencher um formulário de contacto, pedido de demonstração, inscrição em eventos, inquérito ou validação de convite, disponibiliza à PROCOS Group as informações solicitadas, que podem incluir nome, empresa, endereço de email, número de telefone e os dados do pedido, inscrição ou mensagem. Se nos contactar directamente (por email, telefone ou correio), tratamos os seus dados de contacto e o conteúdo dessa correspondência. Estas informações são utilizadas para responder ao pedido, gerir a inscrição ou acompanhar a relação estabelecida, conforme a finalidade indicada no formulário.

Candidaturas a emprego: se nos enviar a sua candidatura, a PROCOS Group trata o seu nome, número de telefone, endereço de email, morada, currículo, carta de apresentação e diplomas para avaliar a possibilidade de uma relação contratual.

Segurança dos escritórios: para garantir a segurança dos nossos colaboradores, visitantes e instalações, estão instaladas câmaras nos nossos escritórios principais, no estacionamento, na entrada e na sala principal do piso superior, para monitorizar acessos ilícitos e a prevenção de incêndios.

Eventos: quando se inscreve num evento que organizamos, podemos tirar fotografias para captar o ambiente. As fotos podem ser publicadas nos nossos canais sociais para destacar a nossa participação. A publicação de fotos nas redes sociais baseia-se no nosso interesse legítimo. Se já não quiser que uma foto ou vídeo em que aparece seja tornado público, pode reportá-lo enviando um link ou referência para dpo@procosgroup.com. Será removido das publicações online o mais rapidamente possível e em conformidade com as restrições tecnológicas.

Chamadas telefónicas e de vídeo: as chamadas telefónicas e as reuniões por vídeo não são gravadas nem armazenadas. Podemos, ainda assim, registar notas sobre o que foi discutido, para acompanharmos o seguimento e as decisões tomadas.

Outras relações: recolhemos informações de contacto dos nossos atuais ou futuros fornecedores, clientes e parceiros, tais como nome, telefone profissional, email profissional, morada do local de trabalho, nome da organização representada (se aplicável), duração da relação (datas de início e fim), bem como número de conta bancária, número de IVA, currículo e situação fiscal do fornecedor, parceiro ou pessoa que os representa. Tratamos esta informação para celebrar os nossos acordos e gerir as nossas relações ou colaborações.

Navegação no nosso website: utilizamos cookies e tecnologias equivalentes para assegurar o funcionamento e a segurança de procos.pt e memorizar as escolhas dos visitantes. A existência, finalidade, duração e origem de tecnologias opcionais e serviços externos devem corresponder ao inventário técnico de produção. As tecnologias não essenciais sujeitas a consentimento não devem ser activadas antes de uma escolha válida. Consulte a nossa Política de Cookies.

Utilização das nossas aplicações: quando utiliza as nossas aplicações, recolhemos informação através de tokens de sessão, formulários e das preferências guardadas no seu navegador, para assegurar um funcionamento seguro e fiável da aplicação. O tipo de dados recolhidos depende da finalidade da aplicação e está sujeito a um acordo de tratamento de dados e/ou de não divulgação com a sua organização.

Aplicação Facile: utilizamos o seu endereço de email, nome próprio e apelido para fins de autenticação e autorização. Utilizamos ainda os dados associados ao seu perfil para apresentar sugestões dentro da aplicação e para fins analíticos.

A PROCOS Group considera os seus dados pessoais confidenciais e compromete-se a tratá-los apenas para finalidades compatíveis com aquelas para as quais foram inicialmente recolhidos.

4. Os Seus Direitos como Titular dos Dados

O titular dos dados tem a possibilidade de exercer os seus direitos, conforme descrito no Regulamento Geral de Proteção de Dados, em qualquer momento. Pode exercer os seguintes direitos:

Direito de acesso: tem o direito de aceder aos seus dados pessoais a qualquer momento e gratuitamente, e de solicitar uma cópia dos dados pessoais que a PROCOS Group recolhe sobre si.

Direito de retificação: tem sempre o direito de corrigir dados pessoais inexatos ou completar dados pessoais incompletos.

Direito ao apagamento ("direito a ser esquecido"): pode solicitar a eliminação dos seus dados pessoais dos sistemas da PROCOS Group. O pedido de eliminação pode nem sempre ser concedido devido a obrigações contratuais ou legais. A PROCOS Group terá essas obrigações em conta na resposta ao seu pedido.

Direito de oposição: tem o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais se o tratamento for feito por razões de interesse legítimo ou interesse público da PROCOS Group. Pararemos o tratamento, salvo se provarmos existirem razões legítimas imperiosas para o tratamento ou para o exercício de direitos legais.

Direito de retirada do consentimento: para o tratamento dos seus dados pessoais recolhidos pela PROCOS Group com o seu consentimento, pode retirar o consentimento a qualquer momento. A retirada do consentimento não se aplica a tratamentos já realizados pela PROCOS Group.

Direito à limitação do tratamento: em certos casos, tem o direito de obter a limitação do tratamento dos seus dados pessoais. Continuaremos a armazenar os seus dados, mas limitaremos a sua utilização.

Direito à portabilidade dos dados: tem o direito de receber os dados pessoais que lhe digam respeito, tratados pela PROCOS Group, num formato estruturado, de uso comum e leitura automática, e/ou de transmitir esses dados a outro responsável pelo tratamento.

• Estes direitos podem ser exercidos gratuitamente enviando um email para dpo@procosgroup.com. Comprometemo-nos a responder ao seu pedido no prazo de um mês após a sua receção.
• Podemos solicitar informação adicional para confirmar a sua identidade antes de dar seguimento a um pedido, de forma a garantir que os dados não são divulgados a quem não tem direito a aceder-lhes.
• Se, em qualquer momento, considerar que a PROCOS Group está a violar a sua privacidade, tem o direito de apresentar uma reclamação, sem qualquer custo, junto da autoridade de controlo competente do seu país de residência, do seu local de trabalho ou do local onde ocorreu a alegada violação. Se reside em Portugal, pode dirigir-se à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD); se reside na Bélgica, à Autoridade de Proteção de Dados (APD/GBA):

• Bélgica — Autoridade de Proteção de Dados (APD/GBA): Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelas — telefone: +32 (0)2 274 48 00 — email: contact@apd-gba.be
• Portugal — Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD): Av. D. Carlos I, 134, 1.º, 1200-651 Lisboa — telefone: +351 213 928 400 — email: geral@cnpd.pt

5. Divulgação a Terceiros

A PROCOS Group abster-se-á de divulgar ou vender dados pessoais a terceiros, bem como de divulgar publicamente os dados pessoais dos titulares, exceto nos seguintes casos específicos:

• Os dados pessoais podem ser partilhados entre diferentes sucursais da PROCOS Group e outras empresas afiliadas se essa transferência for necessária para a prestação dos nossos produtos ou serviços.
• Os dados pessoais podem ser partilhados com prestadores de serviços terceiros aos quais a PROCOS Group tenha confiado certas atividades de tratamento. Em todos os casos, o tratamento limita-se às instruções da PROCOS Group e, se necessário, será celebrado um acordo de tratamento de dados.
• Os dados pessoais podem ser partilhados com subcontratantes e terceiros para a execução de um contrato que temos com eles ou que temos consigo.
• Os dados pessoais podem ser partilhados com agências ou autoridades governamentais se exigido pela lei ou regulamentação aplicável.

• Relativamente a transferências internacionais de dados pessoais e ao seu tratamento fora do Espaço Económico Europeu (EEE), os seus dados só são transferidos para terceiros em países terceiros, como fornecedores de software e serviços cloud ou de mailing, se permitido pela legislação de proteção de dados aplicável. Asseguramos salvaguardas adequadas para garantir que os seus direitos são respeitados pelo destinatário dos dados fora do EEE.

6. Retenção dos Dados Pessoais

A PROCOS Group reconhece a importância de proteger os dados pessoais. Não conservamos os seus dados pessoais por mais tempo do que o necessário para atingir as finalidades para as quais os recebemos, ou para cumprir um contrato ou obrigação legal. Os períodos de retenção diferem consoante o tipo de tratamento e a finalidade para a qual os dados pessoais foram recolhidos.

A título de exemplo, aplicam-se os seguintes critérios:

• Contactos e relações comerciais: durante a relação e pelo período necessário ao cumprimento de obrigações contratuais, legais ou de acompanhamento posterior.
• Inscrições em eventos e convites: durante o período necessário à organização do evento e ao respetivo acompanhamento.
• Candidaturas: durante o processo de seleção e pelo período em que a candidatura se mantém relevante para oportunidades futuras, salvo pedido em contrário.
• Obrigações legais: os dados sujeitos a obrigações de conservação legal, como as de natureza contabilística ou fiscal, são conservados pelos prazos legalmente exigidos.
• Imagens de videovigilância: conservadas apenas pelo período necessário às finalidades de segurança que justificam a sua recolha.

• Os períodos de retenção concretos estão definidos na política interna de retenção da PROCOS Group e podem ser solicitados ao nosso Encarregado de Proteção de Dados.

7. Segurança e Confidencialidade dos Dados

A PROCOS Group toma medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os seus dados pessoais contra acesso, alteração, divulgação ou perda não autorizados, em linha com a nossa certificação ISO 27001. Entre estas medidas contam-se os controlos de acesso, a autenticação, a encriptação, as cópias de segurança, a gestão de vulnerabilidades e auditorias regulares, internas e externas.

A estas medidas acrescem medidas físicas e operacionais, como o acesso controlado e registado às instalações, o controlo de visitantes, os sistemas de videovigilância e os procedimentos de destruição segura de documentos e suportes.

Aplicamos o princípio do menor privilégio: apenas os colaboradores e prestadores que necessitam de aceder aos dados para as suas funções o podem fazer. Todos os nossos colaboradores e subcontratantes estão vinculados a deveres de sigilo profissional e a cláusulas de confidencialidade, e os nossos fornecedores são selecionados tendo em conta as garantias de segurança que oferecem.

Comprometemo-nos a tratar os seus dados pessoais de forma justa e lícita e exclusivamente para as finalidades para as quais foram recolhidos.

8. Referências Externas

Esta Política de Privacidade não abrange os conteúdos e serviços de terceiros ou de outras entidades do grupo para os quais remetemos, como a rede profissional LinkedIn ou o website www.procosgroup.com. Quando segue uma dessas referências, passam a aplicar-se as políticas desses terceiros, sobre as quais não temos controlo e pelas quais não somos responsáveis.

9. Lei Aplicável

Esta Política de Privacidade é regida pelo direito belga. Quaisquer litígios relativos à sua interpretação ou aplicação são da competência exclusiva dos tribunais de Antuérpia, Bélgica, sem prejuízo dos direitos imperativos que lhe sejam conferidos pela legislação aplicável de proteção de dados, nomeadamente o direito de se dirigir à autoridade de controlo do seu local de residência, como a CNPD em Portugal.

10. Alterações a esta Política

A PROCOS Group pode atualizar esta Política de Privacidade periodicamente, nomeadamente para refletir alterações legislativas, regulamentares ou operacionais. Sempre que o fizermos, atualizamos a data de última atualização indicada no topo desta página. Recomendamos que a consulte regularmente para se manter informado sobre quaisquer alterações.

Quando a alteração tiver impacto significativo sobre os seus direitos, informaremos os titulares afetados através dos canais habituais de comunicação.

11. Contacto

Para quaisquer questões sobre esta Política de Privacidade ou sobre o tratamento dos seus dados pessoais, incluindo o exercício dos seus direitos, contacte o nosso Encarregado de Proteção de Dados (DPO):

• email: dpo@procosgroup.com
• morada: Jan Blockxstraat 1, 2018 Antwerpen, Bélgica